Formulaire d’appel à projet

Digitalisation des candidatures et optimisation de l'expérience utilisateur

Client

Fondation
La Mutuelle Générale

Année

2023

Rôle

Gestion de projets
UX / UI Design

Missions / détail

Lors d'un projet d'évolution de site, à l'occasion de l'appel à projet de la fondation, j'ai eu l'occasion d'optimiser le parcours utilisateur ainsi que l'efficacité de traitement des dossiers de candidatures.

La complétion se faisait via un PDF interactif, ce qui s'avérait un peu complexe. Le formulaire contenait parfois trop de texte et les fichiers joints étaient souvent manquants, trop nombreux ou trop volumineux, nécessitant de les héberger sur une plateforme en ligne.

En me plaçant du point de vue des gestionnaires de dossiers, j'ai conçu un formulaire simplifié et encadré les informations de candidature.

Outils et logiciels utilisés

Objectif

Simplification de la candidature d'appel à projet et réduction du nombre de dossiers incomplets

Conception du formulaire

Afin de simplifier le dépôt de projet et les échanges entre candidats et responsables des partenariats solidaires.
J’ai mis en place un formulaire de dépôt de candidature (projets) en ligne afin de générer des fiches de candidature et de simplifier et de encadrer la complétion.

Coté utilisateur :

Remplacement d’un formulaire PDF interactif de 8 pages
Mise en revue des champs requis et simplification de ceux déterminants pour candidater (fusion et suppression)
Regroupement des champs par étapes avec la possibilité de revenir en arrière pour correction
Mise en place d’une étape récapitulative en fin de parcours avant soumission
Confirmation de la candidature par la réception d'un email récapitulatif
Génération d’une fiche récapitulative

Coté Gestion :

Réception d’un dossier par mail avec tous les éléments complétés incluant les pièces jointes

RÉSULTATS CôTÉ UTILISATEURS

Un formulaire
intuitif et rassurant

Avant, le formulaire PDF était parfois trop chargé en champs, déstabilisant certains utilisateurs peu à l'aise. De plus, les fichiers joints étaient parfois superflus ou trop volumineux, nécessitant un hébergement externe.

Résultats obtenus

Un parcours simplifié

Moins de champs, plus de clarté quant aux attendus et des étapes claires

Un feedback et des informations claires

Un résumé de chaque étape remplie et la possibilité de revenir en arrière

Un accusé de reception du dossier

Automatisation d'une tâche et réassurance dans le parcours de l'utilisateur dans le formulaire

Résultats Côté Traitement

Une réception concise
et un traitement simplifié

Les dossiers encadrés par le formulaire ont permis de visualiser quasi instantanément ceux étant complets, optimisant ainsi leur traitement.

Cela a réduit les contacts directs par les candidats pour s'assurer de la bonne réception des éléments, gagnant ainsi en efficacité.

Réduction de 66 % du temps consacré au traitement

98 % de dossiers fiables et complets

contre 40 % l’année précédente

Efficacité améliorée

Plus besoin de recontacter les clients, contre 16 mails en 2022

Grâce au formulaire, la fiche de synthèse générée est vraiment hyper simple à traiter !
Merci infiniment !

Marie

Chargée de mission

Regroupement et réorganisation des éléments

Réorganisation du formulaire par étapes et mise en place un stepper interactif pour donner à l'utilisateur une vision claire des étapes restantes et l'encourager à aller jusqu'au bout de la complétion, tout en lui permettant de revenir en arrière si besoin

Schéma maquette avec indications suivantes : Entête avec informations textuelles visuelles et stepper

Design d'un nouveau module d'upload de fichiers

Ce projet a permis de revoir en profondeur la structure des formulaires.
J'ai conçu ce nouveau module de "drag & drop" (glisser-déposer) dans le but de simplifier l'upload de fichiers, permettant aux utilisateurs de joindre leurs pièces justificatives d'un simple geste.

Il a été pensé dès le départ pour pouvoir évoluer itérativement et en fonction des besoins, afin d'offrir une expérience toujours plus fluide et intuitive mais aussi une efficacité de développement avec une vision à terme en fonction des cas d'utilisation.

États du composant en détail

Déploiement pour livraison aux développeurs du composant avec tous ses états, son comportement responsive et dans le respect des critères d'accessibilité.

En conclusion

Le nouveau formulaire en ligne a permis de grandement simplifier l'expérience utilisateur, en proposant un parcours intuitif avec des champs plus clairs et des étapes structurées. Les utilisateurs peuvent désormais compléter le formulaire, joindre et gérer les pièces justificatives plus facilement, tout en ayant une idée de l'accomplissement de leur démarche grâce à des feedbacks clairs.

Formulaire d’appel à projet